A lição que queremos passar aqui é: a reunião de kickoff é obrigatória!
A reunião inicial do projeto possui papel fundamental para um claro entendimento do objetivo e requisitos do projeto. Todos os envolvidos no projeto precisam estar presentes na reunião para que essa reunião cumpra seu papel.
Conteúdo
Confiança é tudo!
Todos sabemos o quão rápido, agitado e competitivo o negócio digital se torna. Há pouco tempo para realmente conhecer o outro lado. É quase impossível obter a confiança deles, pois a maior parte da sua credibilidade vem do seu portfólio.
Por esse motivo, a reunião de kickoff é uma ótima oportunidade para conquistar a confiança do cliente e incorporá-lo com seus métodos, ideias e abordagem. Você precisa tornar essa reunião uma experiência incrível para todos os envolvidos.
Lembre-se de que, no final do dia, seu cliente quer ter a certeza de escolheu a empresa certa para desenvolver seu projeto.
Regras de engajamento
Na reunião de kickoff, todas as regras básicas para uma colaboração devem ser estabelecidas. É o momento em que você deve descrever claramente a competência de ambos os lados e descobrir os padrões de comunicação.
Utilizar uma matriz de papéis e responsabilidades pode ser uma ótima opção.
Dessa forma, é nesse momento que você deve explicar os processos, cronogramas, loops de feedback e expectativas em relação à colaboração diária. Envolva seu cliente no processo de planejamento do sprint, eles se sentirão mais no controle e entenderão melhor quando as coisas derem certo.
É como explicar as regras de sua casa para um amigo.
Construindo um dicionário
Agora é a hora de garantir que todos na equipe saibam o que você sabe e, acima de tudo, o que o cliente sabe!
Sendo assim, durante a reunião de kickoff, faça literalmente um dicionário, se necessário com todas as informações necessárias para uma boa condução do projeto.
Comunicação não verbal
Se você trabalha com clientes internacionais, sempre faça sua lição de casa. Verifique quais são os traços culturais, especialmente relacionados aos negócios, do país com o qual você trabalhará. Leia um pouco, pergunte ao redor e verifique no início se eles são o que eles dizem ser. Uma boa comunicação não verbal pode auxiliar e muito o sucesso do seu projeto.
A faísca
Com uma reunião de kickoff bem conduzida, você irá criar uma ótima sensação de começar algo novo, trabalhar em equipe e criar produtos valiosos o que levará a uma grande motivação na equipe.
Sendo assim, todas as pessoas que estão na sala no momento de uma reunião de kickoff querem que o projeto alcance sucesso e por isso uma boa reunião de kickoff pode ser a faísca necessária para motivar todos os envolvidos.
Dessa forma, o ponto aqui é: a reunião de kickoff é como um sinal verde para toda a equipe, eles simplesmente começam a correr, o avião começara a decolar e tudo o que você precisa fazer é manter o ritmo durante todo o projeto. É muito mais eficaz do que tentar iniciar todos individualmente.
A RockApps sempre inicia seus projetos com uma reunião de kickoff. Conheça nosso serviço de PMO de Projetos de TI. 🙂
